Contract: dalla richiesta al collaudo

Le otto fasi principali e gli strumenti indispensabili per portare a termine un contract organizzato e di successo. Particolarmente delicato il passaggio finale al committente

Un progetto contract è caratterizzato da diverse fasi. La richiesta è la prima fase in arrivo dal committente, rappresentato da un architetto,dal proprietario di un terreno edificabile, dal developer gestore di un progetto di sviluppo immobiliare oppure dalla partecipazione a una gara di appalto aperta oppure a invito (tender).
La seconda fase è Il primo contatto con il committente. di norma gestito dal contract manager coadiuvato da un project manager, al termine viene redatto un documento di sintesi per l’organizzazione interna e le specifiche di prodotto per lo sviluppo futuro, elementi basici per la fase progettuale.
La terza fase serve a definire la bozza di progettazione: sono coinvolti la ricerca e sviluppo, l’ufficio tecnico e il designer o studio di architettura del committente.  In questa fase di pre-sales vengono definite le specifiche in modo dettagliato, le check list di progettazione.  Le specifiche sono indispensabili per strutturare l’intero progetto, in termini di costi, materiali processi produttivi e servizi post vendita. In alcuni casi è necessario eseguire una FMEA di prodotto-servizio (Failure Modes and Effects Analysis) e/o P-FMEA di processo: si tratta di due metodi di analisi dei modi di guasto per definire i punti critici di prodotto e processo di realizzazione, e da questa analisi nascono le carte di controllo e la definizione dei Check Point di controllo.  La progettazione incide tra il 6% e l’8% dei costi di realizzazione, ma è qui che tutto il progetto si delinea; da questa fase dipendono circa il 75% dei costi dell’intera commessa, e questo è momento in cui si crea valore.  Nel pre-sales il rapporto percentuale di successo nell’acquisizione della commessa e tempo dedicato alla progettazione è il dilemma dei contract manager. Due i diversi approcci a seconda del ruolo nella filiera: far pagare al committente un fee per il progetto da decurtare all’aggiudicazione dell’ordine, oppure realizzare una progettazione di massima condivisa tra le parti, rinviando i dettagli alla stipula del contratto.

Business plan, contratto e progetto 
La quarta fase riguarda la realizzazione del business plan. Il project manager, responsabile del coordinamento del progetto, ha tutte le informazioni per redigere un piano di fattibilità del progetto corredato di costi, tempi previsti, fornitori coinvolti, risorse umane interne ed esterne necessarie e potenziali rischi.  Nel capitolo costi devono essere considerati gli acquisti, le lavorazioni esterne, la produzione interna, l’imballaggio e rimozione imballi, le certificazioni merceologie, il trasporto, le squadre di montaggio in cantiere, la prototipazione, le commissioni ai segnalatori e terze parti, i costi delle trasferte del personale, le assicurazioni.

La quinta fase consente di formulare l’offerta e prosegue con la negoziazione volta ad acquisire il contratto.  La prima versione del business plan ha permesso di presentare un’ offerta al committente, e in seguito nella condizione di negoziazione conclusasi positivamente verrà realizzata una versione più dettagliata finalizzata al contratto.  Il contratto redatto secondo le direttive Fidic deve contemplare: oggetto, prezzo, modalità e tempi di consegna, penali, clausola risolutiva, modalità di pagamento e fatturazione, garanzie, possibilità di eventuali subappalto. Per la formulazione di un’offerta nel ruolo di contractor è necessario redigere il computo metrico e includere la valutazione e la selezione dei fornitori. Il database dei fornitori (vendor list) include la lista dei fornitori segmentata per categoria / micro categoria attività / prodotto, per livello di qualità / prezzo, standard qualitativi, tempi di consegna, competenze dell’ufficio tecnico e della logistica, location, informazioni dei precedenti lavori.  Vengono poi inviate le richieste di offerta ai fornitori selezionati corredate di capitolati tecnici e computi metrici finalizzate alla trattativa per la definizione di un prezzo finale.

La sesta fase è la progettazione dettagliata, che nella prima parte dello sviluppo necessita del congelamento delle specifiche che spesso cambiano in modalità rolling; diversamente si entra in un loop di variazioni che minano l’intero progetto in termini di tempi e costi.
A progettazione avvenuta passiamo alla creazione della distinta base e alla prototipazione, ottenendo tutte le informazioni propedeutiche alla formulazione della proposta per il committente. In questa fase, il project manager dovrà verificare che siano rispettate le specifiche e il mantenimento del target cost.

Rispettare tempi e standard
La settima fase è la realizzazione, dove devono essere dapprima organizzati i processi produttivi, lanciati gli ordini ai fornitori e pianificati i trasporti e le attività di installazione: è un percorso in itinere con focus sulle tempistiche di esecuzione, il rispetto dei costi previsti e della qualità definita. La buona riuscita della realizzazione dipende da quanto bene si è lavorato in fase di definizione di specifiche e di progettazione. I problemi e i costi aggiuntivi che si presentano in questa parte sono particolarmente gravosi e riducono il margine. Per tenere sotto controllo le fasi e i tempi di avanzamento dei lavori, il projet manager utilizza strumenti come il diagramma di Gantt e la gestione del budget.
Ottava e ultima fase è la consegna, installazione e collaudo dell’opera: un passaggio finale e particolarmente critico perché avviene fuori dall’azienda, affidato a personale esterno e in un ambiente che può presentare variabili non controllabili direttamente. La scelta del partner addetto alle fasi esterne è molto delicata e va tenuta sotto controllo dal project manager direttamente o da suoi collaboratori, per mantenere il rispetto degli standard qualitativi dei tempi e costi stabiliti.

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