“Definirlo un software non basta” una frase promozionale che però comunica la reale essenza di un prodotto concepito su misura per le specifiche esigenze del settore arredo. Easy Store Web, realizzato da Sintesys Srl di Bologna che sviluppa questa piattaforma dal 1996, è un sistema gestionale Cloud specifico per il negozio di arredamento, una piattaforma software “verticale” progettata ad hoc per gestire le diverse attività relative al processo di vendita in negozio, dall’ingresso del cliente fino alla chiusura definitiva del contratto e all’analisi statistica dei dati.
Easy Store Web (utilizzato da oltre 500 aziende retail di arredamento ed in oltre 2500 pdv in Italia) è uno “strumento”con un unico flusso operativo, grazie al quale ogni attività è gestita in modo automatico e deriva da quella precedente.
Vediamo di comprendere come si articola nelle differenti funzioni e come un software può diventare un vero supporto hard per gestire le diverse attività sul punto vendita.
La conquista del cliente
La prima importante funzione di Easy Store Web riguarda la gestione dell’anagrafica dei fornitori che, per un’azienda del settore arredo, è il fondamento dell’attività. Ma il protagonista del negozio di arredo è sempre il cliente, che va valorizzato e “conquistato” sia attraverso il tipo di accoglienza sia con la fidelizzazione. Si può iniziare con la registrazione dei dati del cliente. Lo strumento Reception permette sia di archiviare i dati e gestire i flussi di persone nel negozio sia di coordinare la forza vendita mediante l’assegnazione dei clienti, il relativo controllo dei tempi di lavoro e i risultati delle visite. Fondamentale è la fidelizzazione del cliente, che va “conquistato” attraverso carte fedeltà, promozioni, community on-line.
Dai preventivi alle consegne
La Preventivazione è la fase più complessa e importante della piattaforma Easy Store Web, che, grazie all’integrazione con i programmi di progettazione forniti dalle aziende produttrici, consente di importare automaticamente le distinte dei mobili inseriti nei progetti oppure di inserirle manualmente. La fase successiva alla preventivazione è la Formulazione del Contratto di vendita per il cliente, la cui gestione del flusso e dei singoli passaggi, fino alla consegna, è governata dal potente strumento di Workflow. Un modulo di Controllo di Prodotto e Costi consente di effettuare le verifiche e la correttezza dell’ordine effettuato.In relazione agli articoli inseriti nella commissione, il software genera automaticamente le distinte con i vari prodotti da ordinare e consente al responsabile di produrre un modulo d’ordine già compilato da inviare via mail o da pubblicare sul motore B2B di Easy Store Web. Grazie al modulo di Controllo di Prodotto e Costi, il responsabile delle verifiche può confrontare la conferma dell’ordine ricevuta dal fornitore con l’elenco dei prodotti venduti. Dopo il controllo, con un click, Easy Store Web effettua il precaricamento della merce in magazzino attivando due potenti strumenti di controllo: il Portafoglio Ordini Clienti (POC), che visualizza la situazione della merce in magazzino, e il Portafoglio Ordini Fornitori (POF), che visualizza la situazione della merce in arrivo da ogni fornitore. A questo punto l’operatore della logistica confronta il Documento di Trasporto del Fornitore con la lista della merce attesa e segnala come “arrivata” la merce scaricata. Può poi gestire in automatico eventuali contestazioni. Easy Store Web pianifica e controlla l’intero processo delle consegne, dall’arrivo merci fino al carico e scarico di magazzino, emettendo i documenti di consegna. La conformità delle consegne - gestibili dalla squadra di montaggio via smartphone o tablet - è garantita anche da un Resoconto Consegna, mentre un potente motore consente di gestire eventuali contestazioni. ll modulo di Amministrazione si completa poi con il modulo Incassi Previsti, l’elenco degli incassi e la Prima nota Cassa/Banca. Documenti fiscali, DDT e fatture, gestione saldi, diventano gestibili in modo immediato.
Web gallery, app, e-commerce
Easy Store Web, in partnership con Designbest, consente di creare web gallery e caricare listini in formato PDF. Grazie all’integrazione con l’e-commerce, il consumatore può acquistare on line registrando la commissione nel gestionale. Tra le funzioni, anche la Gestione Documentale per l’archiviazione di dati e documenti; la Gestione Provvigioni Venditori e Squadre; il modulo B2C, dove i consumatori possono visualizzare lo stato dell’ordine e comunicare richieste, e il modulo B2B dedicato ai fornitori. Tra le App per smartphone e tablet, citiamo la Easy App Clienti, per contatti tra cliente e negozio, e la Web App Servizi per la gestione delle squadre di montaggio. Grazie alla partnership con Namirial, Easy Store Web integra anche le funzioni di Firma Digitale dei documenti, con conservazione a norma.
MIARREDI, come gestire al meglio 18 negozi
Due soci, una rete di 18 punti vendita di arredo e quattro società.
È la realtà di MiArredi, con sede a Milano, che i due soci titolari, Carloalberto Picelli (nella foto) e Massimiliano D’errico, gestiscono adottando il nuovo sistema gestionale Easy Store Web, il Gestionale Cloud specifico per il negozio di arredamento.
«È dal 2017 che ci avvaliamo del nuovo sistema gestionale, - spiega Carloalberto Picelli - programma che utilizziamo quotidianamente e che, grazie al rapporto diretto con il suo titolare Cristiano La Torre, abbiamo potuto progressivamente aggiornare e calibrare in base alle nostre specifiche esigenze, dato che abbiamo quattro società distinte ed ognuna con problematiche differenti tra loro».
Ma qual è la fase di maggior utilizzo del software?
«È la funzione atta a gestire il contratto con cliente, molto veloce: nel giro di un quarto d’ora il contratto viene stipulato e automaticamente registrato. Un’operazione semplice, che sostituisce completamente la vecchia procedura ed elimina documenti cartacei da compilare a mano. Tra i numerosi vantaggi del processo relativo ai contratti, vi è la gestione dell’acconto, controllato dal programma in “prima nota”, la registrazione dei movimenti bancari e dei movimenti di cassa in entrata e in uscita. Che consente di sapere se e quando viene versato un assegno o effettuato un bonifico. Anche questa fase sostituisce la vecchia e lunga serie di operazioni fatte a mano.
Tra gli altri plus offerti dal programma vi è la visibilità: dei movimenti, della quota di incasso dell’azienda, delle operazioni effettuate dai venditori, degli ordini. E tutto è sempre fornito in tempo reale. Per le merci in arrivo, poi, sono visibili e controllabili tipi, quantità e tempi di consegna».
E qual è a vostro avviso la funzione più innovativa?
«L’accessibilità. In qualsiasi parte del mondo ci si trovi, basta entrare nel sito di Easy Store Web, inserire la propria password e vedere, ad esempio, i contratti appena stipulati nei nostri diversi negozi. O, al limite, anche redigere un contratto in remoto, al di fuori dello showroom. La forza di Easy Store Web è la sua memoria storica, per tutto. Che significa, ad esempio, attingere a un contratto anche molto tempo dopo la sua archiviazione».
In apertura, l’interno del Lube Store Cinisello Balsamo (MI), uno dei 18 punti vendita che costituiscono la rete di MiArredi in Lombardia, gestita mediante il nuovo sistema gestionale Easy Store Web, il gestionale cloud progettato da Sintesys Srl e specifico per il negozio di arredamento.
